Orientace v čase a motivace

Manažeři nemají čas. Kde jej vzít a zároveň motivovat?

Zmínil jsem se, že manažeři Kairos nemají čas na plánované věci, avšak zároveň mají téměř nekonečně času na události, které se právě odehrávají. Manažeři Chronos mají naproti tomu žádný čas na neplánované věci a mají pouze přesně limitovaný čas na věci plánované. Což se v některých kontextech, například při řešení osobních problémů, při rozhovoru s náctiletou dcerou s jejími životně důležitými problémy, může jevit jako nedostatek času. Zkrátka okolí vnímá manažery, ať ty, či ony, právě z jejich slabší stránky: jako lidi, kteří nemají čas. Dokonce by se dalo říci, že člověk, který nemá čas je totéž, co manažer.

Nebyli by to ani výzkumníci, kdyby si tohoto fenoménu již dávno nevšimli a nezačali se v něm s nadšením sobě vlastním přehrabovat.

Mimo jiné dvěma se zabývají otázkami:

  • Jaké strategie používají manažeři, aby získali dostatek času?
  • Jaké strategie by měli používat?

Budeme se tím zabývat i my, a to proto, že tyto otázky úzce souvisí s motivací manažerů i motivací ostatních zaměstnanců.

Standardní manažerská strategie byla popsána v jednom z historicky nejčtenějších a nejstahovanějších článků Harvard Business Review z roku 1974: „Management time: Who's got the monkey?”

Tisíce manažerů na celém světě se dnes a denně usilovně snaží žít ve shodě s tímto článkem. I když jej nečetli. Myslím, že většinou pozoruhodně neúspěšně. Stále totiž nemají čas. Některým se podaří dosáhnout této kýžené mety a získat čas. Získají jej však na úkor spokojenosti a motivace svých zaměstnanců.

Krátce načrtnu nosnou ideu tohoto standardního řešení, abych pak ukázal, že to jde i jinak a dosáhnout při tom lepších výsledků.

Co však dělají manažeři, když se standardní strategie neosvědčuje? Správně. Dělají jí ještě silněji. Popřemýšlejte o tom, až budete číst následující řádky zda již nenastal čas na změnu svých manažerských přístupů...

Základní idea je tato:

Manažerův disponibilní čas je omezený 24 hodinami denně. Tento čas se dělí na čas, kdy se manažer věnuje svým záležitostem a čas, ve kterém se věnuje záležitostem ostatních.

Manažerův čas

Jedinou cestou, jak získat čas na svoje záležitosti je zmenšit podíl času, který je věnován řešením cizích záležitostí.

Existují tři druhy cizích záležitostí, kterým věnuje manažer svůj čas.

Jsou to jednak věci, které přijdou shora, od šéfa. Každý má svého šéfa. Ne nutně to musí být fyzická osoba, může to být i valná hromada, nebo akcionáři a podobně.

Za druhé jsou to věci vyvolané firemním systémem. Například je třeba, aby manažer každý měsíc vyplnil nějaké přehledy a poslal je dále. I to chce svůj čas.

A konečně za třetí je to čas, kdy po manažerovi něco chtějí jeho podřízení.

Dělení času pro cizí záležitostí

Odmítnout šéfa nejde - hrozí okamžitý postih.

Ignorovat a neplnit záležitosti týkající se firemních systému také nejde - hrozí, a to dříve, nebo později, postih za neplnění pracovních povinností.

Autoři článku „Who's got the monkey”, panové William Oncken a Donald Wass, konstatují, že jediná možnost kde ušetřit a nepřijít k újmě je ve třetí skupině: zbavit se toho „být okrádán o čas podřízenými”. A nabízejí strategie, v čem konkrétně a jak konkrétně to udělat. Takže v čem a jak?

Každodenní život v organizaci je poznamenán vznikem nových problémů, se kterými se lidí obracejí na manažery. Například:

  • Je tady problém s dopravou, jak jej máme vyřešit?
  • Jeden klient si stěžuje. Co máme dělat?
  • Nemáme peníze na nákup zařízení. Kde je máme vzít?

Vznikl problém a podřízení se po manažerovi dožadují, aby věnoval čas jeho řešení. A protože podřízených je moc, nezbude na konci pracovního dne z manažerova vlastního času již nic. Veškerý čas věnuje řešení cizích záležitostí.

Za účelem lepšího uživatelského komfortu, analýz návštěvnosti a čtenosti článků používá Vedeme.cz soubory cookies, které se uloží do vašeho zařízení.

Ještě nemáte účet uživatele? Vytvořit účet

Přihlásit se