Organizační prokrastinace, země neznámá

Další možné příčiny prokrastinace

Nestorem a předním badatelem v oblasti psychologie prokrastinace je universitní pracovník Pierce Steel. Navrhl a realizoval celou řadu projektů vedoucí k její identifikaci, k definici typického prokrastinátora, a konečně k návrhu a ověření seberegulačních technik, které jí zabraňují. Souhrnně se lze s nimi seznámit v jeho knize The Procrastination Equation z roku 2011 (STEEL, Piers, 2011. The Procrastination Equation: How to Stop Putting Things Off and Start Getting Stuff Done. 1st U.S. ed. New York: Harper). Je pro mě poněkud překvapující, že se tato kniha zatím nedočkala českého překladu, zatímco některé poměrně primitivní ano. Nejspíše proto, že nakladatelé a vydavatelé vědí, že poněkud náročnější knihy, jako je tato, se prodávají příliš málo.

Ve své publikaci ukazuje reálné výsledky měření plnění úkolů či projektů. Prvním příznakem prokrastinace je, že se neplní ani v předstihu, ani rovnoměrně, ale přinejlepším až na poslední chvíli.

Plnění úkolů na poslední chvíli
Postup plnění organizačního projektu v čase.
Dle Pierce Steel: Procrastination Equation, kap. 6.

Zastavme se chvíli při tom, a podívejme se, co to znamená z hlediska individuálního nebo organizačního výkonu.

Každý úkol a projekt si pro své splnění vyžaduje vložit alespoň určité množství psychické nebo fyzické energie; pokud se vloží méně, úkol není hotov. Vložení této energie zabere určitý čas. Množství energie vložené za jednotku času se nazývá výkonem. Někdy podáváme výkon vysoký - to když do projektu vkládáme za jednotku času hodně energie, jindy nízký - to když vkládáme málo, nebo dokonce neděláme vůbec nic - nevkládáme do plnění úkolu vůbec žádnou energii. Z celkové energie potřebné na úkol potřebné a celkového času na jeho splnění lze spočítat průměrný výkon. Sledováním aktuálního výkonu a jeho porovnání s průměrným, lze také usoudit na rovnoměrnost plnění úkolu. Na následujícím obrázku je ukázán charakteristický graf výkonu při plnění úkolu na poslední chvíli. V podstatě ukazuje, že na začátku toho moc neděláme, a teprve když to již opravdu začíná hořet, jdeme do toho naplno.

Výkon při plnění projektu na poslední chvíli
Podávaný výkon v případě, když se plnění úkolu nechává až na poslední chvíli.

Graf výkonu tak podává obrázek toho, jak moc je organismus jednotlivce, nebo organizace zatížen. Někdy je náš závěrečný výkon tak vysoký, že při něm dochází k poškození organismu finišujícího. Příklady? Třeba běh na dlouhé tratě jako jsou maratóny a ultramaratóny: soutěžící více kolabují při relativně krátkém závěrečném finiši, než v relativně dlouhém průběhu závodu.

Pokud jsme někdy začali s odkládáním věcí věcí na poslední chvíli, dozajista jsme si povšimli, že v mezičase (mezi finiši) nejedeme až tak na moc veliký výkon. Tyhle volné kapacity jsme se pravděpodobně rozhodli využít: do těch "volných" chvil jsme vrazili další úkoly. A plnili jsme je stejně: s velkým závěrečným výkonem. A čím více jsme takových věcí měli, tím více se sebezničující vysoký výkon stával naším každodenním chlebem. Následující graf ukazuje, jak může dlouhodobý pracovní výkon vypadat, pokud se plnění úkolů nechává až na poslední chvíli standardně.

Sebezničující způsob plnění úkolů
Výkon, když se plnění úkolů nechává až na poslední chvíli standardně.

Poznamenávám, že průměrný podávaný výkon se při tomto způsobu plnění často dostává nad výkon, který je z hlediska duševního a fyzického zdraví dlouhodobě udržitelný. Když honíte jakýkoliv mechanický stroj příliš moc po dostatečně dlouhou dobu, zadře se. Lidé se nezadřou, ale kolabují fyzicky nebo psychicky. Z dlouhodobého pohledu to není moudrá věc, ale přinejlepším pošetilost, lépe magořina.

Vrcholoví sportovní trenéři, koučové a lékaři si toho všimli již dávno. Už od poloviny minulého století doporučují svým svěřencům střídat dny vysokého výkonu s tzv. easy runs dny (zadejte do internetového vyhledávače ve spojení se jménem Arthur Lydiard). Na pracovištích jsme si toho začali všímat teprve nedávno.

Studie provedená ve Finsku, Německu, Polsku, Spojeném Království a ve Spojených státech amerických, která se zabývala dušeními problémy lidí v souvislosti s jejich prací, zjistila toto (INTERNATIONAL LABOUR ORGANISATION, 2000. ILO report examines mental health in the workplace in Finland, Germany, Poland, United Kingdom and United States. Tisková zpráva [online] [vid. 25. únor 2016]. Dostupné z: http://www.ilo.org/global/about-the-ilo/media-centre/press-releases/WCMS_007910/lang--en/index.htm):

  • ve všech studovaných zemích počet duševních onemocnění na pracovištích stoupá,
  • zhruba 10% zaměstnanců trpí depresemi, úzkostnými stavy, stresem či vyhořením, které v některých případech vedou až k propuštění z práce a nezaměstnanosti. Pro zaměstnavatele to znamená nízkou produktivitu, menší zisky, větší náklady na přijímání náhradníků a na jejich výcvik. Pro státy to znamená menší daňové příjmy a větší výdaje na zdravotnictví,
  • v USA je deprese nyní jedním z nejběžnějších onemocnění; postihuje každoročně zhruba tak deset procent pracovníků, a každý rok vede ke ztrátě 200 miliónů pracovních dnů,
  • Ve Finsku přes 50% pracovníků zažilo stresové symptomy, 7% trpí těžkým vyhořením, které vede k vyčerpání, cynismu, výrazně menší profesionální kapacitě,
  • v Německu je deprese ze 7% důvodem k předčasnému penzionování,
  • pracovní neschopnost z důvodů deprese se léčí zhruba o dvaapůlkrát déle, než neschopnost z jiných důvodů. Odhaduje se že je každoročně příčinou ztráty produkce ve výši 5 miliard marek,
  • ve Spojeném Království zažívá každoročně zhruba 30% pracovníků mentální zdravotní problémy ve spojitosti s prací. Vysoký pracovní stres je zcela běžným jevem, zrovna tak jako nemoci, které způsobuje. "Nejoblíbenější" je deprese, kterou je postiženo 5% pracovníků,
  • Polsko po své ekonomické a politické transformaci dohání v oblasti duševních nemocí z povolání vyspělé státy: jejich počet se velmi rapidně zvyšuje.

Uvedená studie je z roku 2010. Jsou samozřejmě i novější a ty potvrzují zhruba totéž: šílenost se stává normou. Tvrdím, že ji lze v mnohém přičíst přehnaným požadavkům na svůj pracovní výkon, nebo výkon svých svěřenců.

Pod prokrastinací se často chápe jenom čisté "chronické odkládání úkolů" (viz např. Přispěvatelé Wikipedie, Prokrastinace [online], Wikipedie: Otevřená encyklopedie, (c) 2015, Datum poslední revize 3. 11. 2015, 19:24 UTC, [citováno 29. 02. 2016]). <https://cs.wikipedia.org/w/index.php?title=Prokrastinace&oldid=13017885>). Steel toto pojetí odmítá a upřesňuje:

Když prokrastinujeme, víme, že poškozujeme své nejlepší zájmy.

Pierce Steel, organizační psycholog, badatel v oblasti prokrastinace

Ne tedy, že si někdo jiný myslí, že nás to poškozuje, ale že to víme my sami.

Ať děláme co děláme, vždycky se najde někdo, kdo si myslí, že neděláme dost těch správných věcí. Věcí, které on(a) oceňuje.

Paul Graham, programátor, investor a autor ve svém internetovém článku Good and Bad Procrastination vysvětluje prosté chronické odkládání jako úplně normální jev. To proto, že když něco děláme, zároveň tím odkládáme nějaké jiné činnosti - ty, na kterých zrovna nepracujeme. Jediné, o co vlastně jde, je pracovat na něčem důležitějším, než je to, na čem zrovna nepracujeme.

Prokrastinace tedy není jen chronickým odkládáním, je iracionální formou vědomého sebepoškozování. Prokrastinující subjekt, a je jedno, zda je to organizace nebo jednotlivec, má v úmyslu "to" udělat. Přesto tu činnost odkládá. A přestože se může i vymlouvat (že mu třeba do toho něco vlezlo), toho odkladu opravdu lituje.

V devadesátých letech se v našem Českém prostředí objevily Velké peníze. Mnoho impulzivních firem (dodavatelé) a lidí ve státním sektoru (odběratelé), se proto rozhodlo odložit své etické chování a normálně postupující byznys na pozdější dobu, peníze teď hned pro ně měly hodnotu větší. Úplatky se dávaly a braly jako na běžícím pásu. To však neznamená, že by se jim jejich neetické chování líbilo, a že by se v něm bůhvíjak vyžívali. Znám lidi, kteří tím, že to dělali, dokonce psychicky trpěli. Někteří to neunesli a odešli, jiní to překonali a pokračovali. Často se stali významnými podnikateli a ti usvědčení známými zločinci. Někteří však svého rozhodnutí vůbec nelitují.

Steel identifikoval čtyři komponenty, které ovlivňují míru prokrastinace:

  • impulzivnost (ang. impulsiveness) - tendence k dosažení okamžitého výsledku, roztěkanost, neschopnost se koncentrovat, apod.,
  • očekávání (ang. expectansy) - např. nízká versus vysoká důvěra v to, že daná činnost bude korunována úspěchem,
  • hodnota (ang. value)- důležitost výsledku, averze k úkolu či činnosti, apod.,
  • odklad (ang. delay) - např. zda výsledky získáme brzy, nebo pozdě, jak daleko do budoucnosti jsou nastaveny tresty a odměny za ně, apod.

S pomocí těchto komponent, jejich měření, a jejich finálním uspořádání do jediné rovnice prokrastinace, je Steel schopen dělat predikce o míře prokrastinace studovaných subjektů. Je hrdý na to, že jeho teoretické predikce velmi dobře odpovídají skutečným pozorováním.

Poznamenávám, že Steel se hodně zabývá i studiem prokrastinace oblíbené prokrastinující sociální skupiny, studentů. Tvrdí, že tam mu jeho predikce sedí také. Přetížení a neschopnost studentů se s tím vypořádat, které jsem jako důvod uváděl výše já, však vůbec neuvažuje. On například uvádí, že hodnota socializace (studentských radovánek), často, zejména na počátku studia, převyšuje hodnotu studia, zatímco já uváděl opak. Je tudíž pravděpodobné, že situace na amerických univerzitách je jiná, než byla v sedmdesátých letech na našich.

Opravdu je dobré studovat konkrétní subjekt v jeho konkrétním prostředí, a nečinit spekulativní závěry na základě studia jiných.

Vřele doporučuji se přinejmenším seznámit s tím, jak Steelova rovnice prokrastinace, či "motivace pustit se do činnosti bez odkladu", funguje alespoň kvalitativně. To proto, že v běžné praxi nám nejsou často zapotřebí přesná čísla (kvantita), se kterou predikujeme dny zpoždění, stačí nám znát tendence (kvalitu) v závislosti na reálné situaci - daných čtyřech komponentách. Manipulací s komponentami rovnice pak lze (přinejmenším teoreticky) manipulovat s motivací pustit se do činnosti bez odkladu.

Doporučuji to tím spíše, že daná rovnice není vycucána z prstu. Jsou za ní i desítky let různých studií mnoha a mnoha lidí, zejména ekonomů a psychologů. Jsou za ní i studie chování dalších živočichů, savců i ptáků. Jen tak pro zajímavost, do rovnice jsou například zakomponovány i studie holubů; ukázalo se, píše Frank Partnoy v kapitole 10, že vnímání hodnoty nějaké věci v čase má u holubů stejný (kvazihyperbolický) průběh, jako je tomu u nás lidí: přeceňujeme hodnotu současnou a nedoceňujeme budoucí.

Ve velmi zkrácené verzi se pokusím o vysvětlení celé rovnice prokrastinace. Vypadá takto:

motivace k okamžité činnosti = (očekávání x hodnota)/(impulzivnost x odklad)

Naše motivace k okamžité činnosti je tím vyšší, čím je vyšší naše očekávání úspěchu dané činnosti a význam jejího výsledku, a čím je nižší naše impulzivnost a odklad, kdy toužený výsledek bude.

V rámci koncepce vzorce prokrastinace je diagnostika příčin a následná "léčba" opravdu přímočará: pokud nějaký subjekt vykazuje symptomy prokrastinace, je to tím, že poměr čitatele a jmenovatele v rovnici je příliš nízký, a pokud se má učinit náprava, je třeba tento poměr zvýšit: zvětšit čitatele, zmenšit jmenovatele.

Musím přiznat, že tahle koncepce vypadá na první pohled až nepříjemně mechanicky. Cožpak se my, lidé, řídíme, musíme řídit, nějakým na první pohled velmi jednoduchým vzorcem? Piers Steel toto naše znepokojení (nejsem v něm, ukazuje se, sám) chápe a podotýká k tomu, že ve skutečnostiMy všichni jsme komplikovanější a odlišnější, než je schopen zachytit jakýkoliv vzorec, a jemné detaily prokrastinace každé osoby jsou individuální... Rovnice prokrastinace se nepokouší vysvětlit, kým jste, ale pokouší se vytvořit pregnantní obrázek, který málem popisuje mnohé... Vzorec prokrastinace se snaží úspornou formou popsat naší neurobiologii, která vede k prokrastinaci.

Jako je u Burkaové a Yuenové favoritem příčin prokrastinace strach, u Steela je to impulzivnost: Čím více je člověk impulzivní, tím více je senzitivní ke zpoždění a tím více odpisuje hodnotu věci v budoucnu... Bez impulzivnosti by taková věc, jakou je chronická prokrastinace, neexistovala.

Pojďme si na myšlenkovém modelu vyzkoušet, jak asi bychom mohli Steelův koncept použít. Tak například mezi mnohými lidmi od byznysu panuje přesvědčení, že lidé pracující ve státní správě, veřejných službách, se, na rozdíl od opravdového byznysu, zrovna moc nepřetrhnou. Přeloženo do odborné terminologie: mají nízkou motivaci k okamžité činnosti. Přemýšlejme, jako by to byla pravda. Takže proč to dělají? Tak za prvé jsou tady faktory prostředí, jejich tabulkové platy. Nejsou nic moc (nízká hodnota), ale je tady docela dost velká jistota (velké očekávání), že dosáhnou další tabulkové kategorie. To však trvá celá léta (veliký odklad). Zbývá nám impulzivita. Rozhodnutí stát se státním zaměstnancem znamená obrnit se platovou trpělivostí. Ze začátku to jistě jde, plat je to o hodně lepší, než kapesné od rodičů. Ale jak tak léta běží a jeden vidí, jak jej mladí lidé v podnicích za ta léta snadno a mnohonásobně platově převýšili, jeho trpělivost dochází. Impulzivita narůstá a zásadně ovlivňuje celý vzorec. Nakonec pozorujeme, že tendence k přetrhnutí se v práci s postupujícími lety ve státní správě a ve veřejných službách klesá. A to je asi to, co lidé od byznysu vnímají.

Samozřejmě, že tohle asi platí pro ty zaměstnance, kteří jsou motivováni penězi. Je jich dost (ne těch peněz, ale těch zaměstnanců). Přesto to nejsou všichni. Jsou lidé, kteří svoji práci dělají, protože ji milují nebo milují výsledky (a tím nemyslím výplatu), kterých tou svoji činností dosahují. Někteří hasiči, někteří učitelé, někteří vojáci, lékaři, zdravotní sestry, vědci,...

Nebudeme zde řešit, co s tím. Tento článek není zaměřen na jednotlivce, ale na celé týmy a organizace. A mojí otázkou je zda vůbec a nakolik může být Steelův koncept - a obecněji i další koncepty, které se týkají výzkumu jednotlivců - přenositelný na celé organizace?


Přidat komentář

Základní pravidla k psaní příspěvků jsou uvedena zde.

Za účelem lepšího uživatelského komfortu, analýz návštěvnosti a čtenosti článků používá Vedeme.cz soubory cookies, které se uloží do vašeho zařízení.

Ještě nemáte účet uživatele? Vytvořit účet

Přihlásit se